Was ist eine Datenschutzerklärung?
Die Datenschutzerklärung erfüllt die Informationspflichten aus Art. 13 und 14 DSGVO. Sie teilt betroffenen Personen mit, wer für die Datenverarbeitung verantwortlich ist, welche Daten zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeitet werden und welche Rechte ihnen zustehen.
Am bekanntesten ist die Datenschutzerklärung auf Websites, sie ist aber nicht darauf beschränkt: Auch in Bewerbungsprozessen, bei Verträgen oder bei Newsletter-Anmeldungen müssen die Betroffenen informiert werden. Auf der Website muss die Erklärung leicht auffindbar, dauerhaft verfügbar und verständlich formuliert sein.
Welche Pflichtangaben hineingehören
Eine vollständige Datenschutzerklärung enthält insbesondere:
- Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen und gegebenenfalls des Datenschutzbeauftragten,
- Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung,
- Empfänger oder Kategorien von Empfängern, etwa eingesetzte Dienstleister,
- geplante Speicherdauer oder Kriterien dafür,
- die Betroffenenrechte samt Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde,
- Hinweise auf einen etwaigen Drittlandtransfer.
Eingebundene Dienste wie Analyse-Tools, Schriftarten, Karten oder Social-Media-Plugins müssen konkret benannt werden. Eine Schritt-für-Schritt-Hilfe bietet der Ratgeber zur Datenschutzerklärung.
Häufige Fehler
Der häufigste Fehler ist die Standardvorlage, die nicht zur Realität passt: Es werden Tools beschrieben, die gar nicht eingesetzt werden, oder umgekehrt fehlen tatsächlich genutzte Dienste. Eine Datenschutzerklärung ist nur so gut wie ihre Übereinstimmung mit dem, was auf der Website wirklich passiert.
Eng verbunden ist das Thema Cookie-Banner: Wo eine Einwilligung erforderlich ist, muss diese eingeholt werden, bevor entsprechende Dienste laden – die Datenschutzerklärung allein genügt dafür nicht. Ich empfehle, beide Bausteine gemeinsam zu betrachten und regelmäßig zu aktualisieren, sobald sich an der eingesetzten Technik etwas ändert.